Novamente, inicia-se a necessidade das empresas, instituições, organizações e associações de convocarem os seus integrantes para realizar as assembleias gerais ordinárias. A cada exercício social, elas têm a obrigatoriedade de apresentar o balanço final dos resultados do ano aos sócios/acionistas e associados. Contudo, em razão das questões impostas pela contínua pandemia do Coronavírus, e agora pelo agravamento da situação vivenciada – decorrente da nova variante do vírus, as empresas estão impedidas, novamente, de realizar esse ato de forma presencial.

No ano de 2020, o governo federal decretou a Medida Provisória 931/2020 e o DREI a instrução 79. Essas regras ajudaram no cumprimento das obrigações sociais, visto que permitiu a realização do ato de maneira virtual ou semipresencial (híbrida). No entanto, essas instruções não estão mais vigentes, abrindo espaço para a dúvida de quais regras as empresas, associações e organizações devem seguir nesse momento.

Solucionando essa questão, o DREI inseriu a possibilidade de realização das assembleias e reuniões de sócios de maneira virtual ou semipresencial nos respectivos anexos de cada tipo societário da Instrução 81. O objetivo do órgão regulador é de unificar e facilitar o acesso as informações pelas pessoas interessadas.

Outra questão relevante, é que o DREI manteve as mesmas balizas das regras anteriores, ou seja, não indica uma plataforma para a realização do conclave, focando a sua preocupação na preservação dos direitos sociais dos participantes.

Destaca-se, que a regras homologadas discorrem que a participação e a votação a distância poderão ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico, cabendo a cada instituição estruturar a maneira que mais lhe agrada.

Em relação as modalidades (virtuais e semipresenciais), o DREI reafirma que, independentemente da modalidade escolhida, para fins legais as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade e serão consideradas como (i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da reunião ou assembleia, mas também a distância, nos termos que dispõe; e como (ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que a reunião ou assembleia não será realizado em nenhum local físico.

Ponto relevante, que deve ser observado antes da realização do conclave, é que o contrato social ou estatuto não pode trazer uma determinação expressa de que o evento só pode ser realizado pela modalidade tradicional – presencial, caso essa cláusula esteja disposta, o evento só pode ser realizado pelas novas modalidades virtuais após modificação do documento societário.

Seguindo o raciocínio da preservação dos direitos sociais, a modalidade escolhida e a maneira de acesso ao evento devem estar indicadas, expressamente, no ato de convocação. Cabe aos administradores assegurar que todos os interessados possam participar e que as normas atinentes ao respectivo tipo societário sejam observadas.

Sobre o sistema digital escolhido para realizar a reunião ou assembleia semipresencial esse deve garantir:

(i) a segurança, a confiabilidade e a transparência;

(ii) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;

(iii) a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo evento;

(iv) o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;

(v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião ou assembleia;

(vi) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;

(vii) a gravação integral do ato, que ficará arquivada na sede da sociedade;

(viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar da reunião ou assembleia e pessoas cuja participação seja obrigatória.

No tocante as cooperativas, o sistema eletrônico deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.

É de extrema importância que o evento seja gravado e arquivado, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la, bem como, da mesma forma como acontece com as reuniões e assembleias presenciais. Ainda, deve ser elaborada uma ata indicando todos os pontos da reunião e informando a modalidade de evento escolhida.

Além disso, quando a ata for elaborada apenas pela modalidade eletrônica, é importante que i) as assinaturas dos membros da mesa sejam feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada; ii) que seja assegurado meios para que possa ser impressa em papel a ata; e iii) o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização do evento.

Por fim, ponto relevante a destacar é que os requisitos legais e garantias sociais devem ser sempre respeitados e mantidos, não podendo a modalidade virtual ceifar direitos essenciais dos sócios/acionistas.

 

Renan Boccacio
Coordenador adjunto da Comissão de Estudos Societários e membro da Divisão Jurídica da FEDERASUL